Сайт российские НКО

    Организация пресс-конференции


    Итак, вы взвесили все За и Против и решили, что проведение пресс-конференции - это осознанная необходимость вашей организации, что вам есть что сказать журналистам и то, что вы скажете, окажется интересным и для аудитории. Теперь мне хочется предупредить вас, что на подготовку пресс-конференции, если только вы не хотите сообщить что-то сенсационное (например, вы изобрели лекарство против СПИДа), требуется как минимум две недели, особенно при отсутствии опыта.

    Дата пресс-конференции должна быть хорошо продумана. Выберите день, свободный от других информационных поводов. Он не должен совпасть с каким-нибудь праздником или приездом звезды, эти события перетянут к себе внимание прессы. Не назначайте мероприятия на пятницу на вторую половину дня, тем более на выходные. Лучше всего выбрать среду или четверг до обеда - это увеличивает шансы попасть в “толстые” субботние выпуски. Во вторник большинство еженедельников сдается в тираж, и журналисты более-менее свободны от вечной запарки.

    Подготовьте выступающих

    Всегда стоит помнить, что выступающие будут говорить о том, что важно для них, общественности и журналистов. Но говорить они будут перед большим количеством незнакомых людей, которые в силу своей профессии очень критично оценивают происходящее и выступающих. Поэтому необходимо тщательно проработать ситуации, которые могут возникнуть на пресс-конференции.

    Сначала определите тему пресс-конференции, выступающих. Тема должна быть одна, выступающих, как максимум - трое, а желательно двое. Один, предположим, руководитель организации, а второй - эксперт, или исполнитель, имеющий непосредственное отношение к событию, или почетный гость. Обязательно должен быть ведущий пресс-конференции, который будет следить за тем, чтобы мероприятие прошло максимально эффективно. Желательно, чтобы это был человек с опытом проведения мероприятий с журналистами. В его компетенцию входит контроль за соблюдением расписания встречи, управление ходом пресс-конференции. В случае возникновения неприятной ситуации он незаметно переводит разговор в нужное русло, или в случае общего молчания сам комментирует происходящее.

    Следует сразу оговорить с выступающими, что они собственно будут говорить. Возможно, что выступающий может стушеваться перед большим количеством незнакомых людей, когда на него будут нацелены камеры, микрофоны, внимательные глаза. Это естественно для неопытного оратора. Поэтому необходимо предварительно подготовить с ним письменный вариант речи, который было бы неплохо заучить наизусть. Пусть это звучит несколько по школьному, зато позволит выступающему уверенно начать свое выступление. Если же он начнет мяться, путаться в словах, делать длинные паузы, сам себя опровергать, то положение может стать катастрофичным. В лучшем случае журналисты посмеются над выступающим про себя и ничего не напишут о его выступлении, ведь писать не о чем, а в худшем могут задать каверзный вопрос или поймать выступающего на противоречии. Естественно, что ничего хорошего из этого не следует. Поэтому если вы знаете, что человек будет в первый раз выступать или ему свойственно теряться на таких мероприятиях, но его участие жизненно необходимо, то подготовьте с ним его выступление. И не только выступление, но и проработайте с ним саму тему пресс-конференции, чтобы он мог ответить практически на любой вопрос журналиста.

    Есть еще и такие личности, которых хлебом не корми, дай повыступать. Они могут говорить очень долго, причем совсем не по делу, упиваясь своим “звездным часом”. Зная об этих особенностях характера, необходимо четко проговорить с выступающим регламент, объяснить его роль и то, ради чего он вообще выступает.

    Оговорите с выступающими то, как они будут одеты. Внешний вид - это совсем немаловажно, он должен соответствовать ситуации.

    Подготовьте раздаточные и презентационные материалы

    Папка документов, рассказывающих о деятельности вашей организации, о сути мероприятия - называется пресс-кит или пресс-пакет. Подготовьте такие папки, в них можно вложить интересные фотографии с ваших мероприятий или какой-нибудь символический подарок для журналиста. Например, если ваша организация, занимается развитием народного творчества, то в “ките” может находится образец вышивки или рисунок. Только необходимо объяснить, что этот подарок значит, придумать для него какую-нибудь историю, легенду. Но не увлекайтесь, увесистый пресс-пакет совсем не является гарантией внимания. Формируйте “кит” по принципу “лучше меньше, да лучше”.

    Фотографы и операторы часто жалуются, что на пресс-конференциях практически невозможно сделать интересного, динамичного кадра. Поэтому было бы неплохо подготовить еще какие-то презентационные материалы (плакаты, схемы, графики...), которые можно было бы демонстрировать. Скорей всего именно они и попадут в кадр. Тем более, что с ними и рассказывать легче.

    Для каждого выступающего сделайте таблички, указывающее его имя, фамилию и должность. Шрифт выберите крупный, чтобы было видно хорошо даже с дальних рядов. Таблички поставьте перед выступающими. В нижнем правом углу таблички можно написать название вашей организации, лишний повод для того, чтобы попасть в кадр. Также за выступающими можно разместить большой щит с вашей эмблемой или названием организации, как вы сами это часто видите на других пресс-конференциях.

    Подготовьте журналистов

    Журналисты - тоже люди, и им свойственна логика. Им легче воспринять событие, если с их точки зрения оно логично. Поэтому ваша пресс-конференция должна показаться им такой. Желательно, чтобы у них создалось впечатление, что ваша пресс-конференция - это логичный вариант из сложившегося положения. Можно заранее упомянуть в беседе с журналистом о том, что вы собираетесь устроить пресс-конференцию.

    Обязательно подготовьте к пресс-конференции пресс-релиз. Распространить его надо будет как минимум за 48 часов до мероприятия, а лучше всего за неделю. Если у вас есть знакомые журналисты, то пригласите их, если нет, то обращайтесь прямо к редактору - направлять журналистов на мероприятия - это его привилегия. В любом случае надо позвонить за день и напомнить о событии. Сделать это можно ненавязчиво, под видом посылки дополнительной информации.
Hosted by uCoz